E-Commerce Nexus

E-Procurement

Das E-Procurement steht allgemein als Begriff für den elektronischen Einkauf von Produkten bzw. Dienstleistungen durch ein Unternehmen über digitale Netzwerke. Durch Verwendung moderner Informations- und Kommunikationstechnologien werden die Durchführung von operativen, taktischen und strategischen Aufgaben im Beschaffungsbereich unterstützt.

Der moderne elektronische Einkauf wickelt die Beziehung und Abläufe zwischen dem Konsumenten und dem Lieferenten über im Internet zugängliche Plattformen ab. Dadurch können auf ökonomischen Weg unter anderem die folgenden Herausforderungen bewältigt werden:

  • Routinearbeiten: Die Einkaufsabteilung verwendet sehr viel Zeit für wiederkehrende Aufgaben, so z. B. mit dem Verbuchen von Beschaffungsanträgen, dem Anfordern von Lieferantenkatalogen und der manuellen Suche nach Lieferanten und Produkten. Studien gehen davon aus, dass nahezu 70 % aller Einkaufsvorgänge in diesen Bereich fallen. Für Aufgaben mit höherer Wertschöpfung (wie z. B. der Durchführung von Ausschreibungen und Lieferantenverhandlungen) bleibt dementsprechend wenig Zeit.
  • Einkaufsregularien: Bis zu einem Drittel aller zu beschaffender Güter und Dienstleistungen werden außerhalb der formalen Beschaffung und damit abseits von gültigen Regularien eingekauft. Trotz verhandelter Rahmenverträge werden von den Mitarbeitern oftmals Produkte von Unternehmen beschafft, mit denen nicht vorab Vereinbarungen getroffen wurden. Teilweise liegen überhaupt keine Regularien für die Beschaffung vor, sodass es immer wieder zu Einzelfallentscheidungen kommt.
  • Beschaffungszeit: Der reale Beschaffungsprozess benötigt enorme Zeitressourcen, da die einzelnen Ablaufschritte unter der Hinzunahme realer Mitarbeiter erfolgt. Dies gilt sowohl für die Bedarfsformulierung und die Genehmigungsverfahren, als auch für die Bestellabwicklung (z. B. Lieferantenauswahl und Eingangskontrolle). Studien haben ergeben, dass reale Beschaffungsprozesse bis zu neun Tage dauern können.
  • Beschaffungskosten: Der reale Beschaffungsprozess ist relativ kostspielig, was nicht nur an dem eingesetzten Personal liegt, sondern insbesondere in der Tatsache begründet ist, dass immer noch ca. 50 % aller Bestellungen papierbasiert sind. Studien im internationalen Umfeld haben ergeben, dass die Beschaffungskosten für einen $ 5-Artikel und einen $ 4.000-Artikel in etwa gleich hoch sind und sich die Gesamtkosten für einen einzelnen Beschaffungsvorgang bei etwa $ 70 – $ 300 bewegen.

Vor dem Hintergrund dieser Problemfelder soll das E-Procurement eine deutliche Verbesserung darstellen. Um dies zu erreichen, müssen jedoch spezifische Anforderungen bezüglich der fünf Bausteine „Systeme“, „Prozesse“, „Management“, (Beschaffungs-) „Marketing“ und „Implementierung“ erfüllt werden.